Фото: Shutterstock
Содержание
- Когда возможен возврат товара поставщику
- Необходимые документы для возврата товара
- Как оформить акт возврата товара поставщику
- Бухгалтерские проводки при возврате товара
- Особенности возврата в 2025 году
- Частые ошибки при возврате товара и как их избежать
Когда возможен возврат товара поставщику
Бывают ситуации, когда купленный товар не подходит или имеет недостатки. Основные причины для возврата поставщику могут быть такими:
- Во-первых, это брак. Товар может иметь производственные дефекты или повреждения, которые делают его непригодным для использования или продажи.
- Во-вторых, несоответствие заказу. Поставщик мог отгрузить вам не тот товар, который вы заказывали: другая модель, цвет, размер, комплектация.
- В-третьих, излишки или ошибки при заказе. Возможно, поставщик по ошибке отправил больше товара, чем было в заказе, или вы сами допустили ошибку при оформлении заявки.
Важно понимать, какие товары подлежат возврату. Как правило, это товары с выявленными недостатками или те, что были поставлены с нарушением условий договора — количества, ассортимента, качества, сроков. Однако есть категории товаров, возврат которых может быть ограничен или невозможен по закону или условиям договора поставки.
Фото: Shutterstock
Некоторые виды товаров надлежащего качества после покупки вернуть нельзя, поэтому всегда внимательно читайте условия договора с поставщиком
Необходимые документы для возврата товара
Чтобы правильно оформить возврат товара, нужно подготовить и оформить определенный пакет документов. Каждый из них играет свою роль в этом процессе.
- Первый и основной документ — это накладная, по которой товар был вами получен изначально. Это может быть товарная накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ УПД. Этот документ подтверждает факт получения вами товара и его количество.
- Второй ключевой документ — это акт возврата товара. Его оформляет сторона, которая возвращает товар, то есть вы, покупатель. Этот акт фиксирует факт возврата, перечисляет возвращаемые товары, указывает их количество, стоимость и главное — причину возврата. О нем мы поговорим подробнее дальше.
- Третий важный документ, особенно если вы плательщик НДС, — это корректировочный счет-фактура. Его должен выставить поставщик, после того как примет возвращенный товар и подтвердит факт возврата. Этот документ является основанием для корректировки НДС как у вас, так и у поставщика.
- И, конечно, базовым документом является договор поставки. Именно в нем прописываются условия приемки товара, сроки выявления недостатков и порядок возврата. Все действия по возврату должны соответствовать условиям вашего договора.
Фото: Shutterstock
Процесс такой: сначала вы составляете акт возврата, отправляете его поставщику вместе с товаром. Поставщик принимает товар, проверяет акт и выставляет вам корректировочный счет-фактуру. Все эти документы нужно сохранять
Как оформить акт возврата товара поставщику
Акт возврата — это один из важнейших документов, подтверждающих факт и причину возврата товара. К его заполнению нужно отнестись внимательно.
Типовой формы акта возврата нет, вы можете разработать свою или использовать форму, предложенную поставщиком, если она не противоречит вашим требованиям. В акте обязательно должны быть следующие реквизиты.
- Наименование документа — Акт возврата товара.
- Дата и номер составления акта.
- Наименования сторон — кто возвращает (покупатель) и кому возвращает (поставщик).
- Ссылка на документ поставки — номер и дата накладной или УПД, по которому товар был получен.
- Самая важная часть — таблица с перечнем возвращаемых товаров. В ней указываются наименование товара, его артикул (при наличии), единица измерения, количество возвращаемого товара, цена за единицу и общая стоимость по каждой позиции.
- Наконец, необходимо четко указать причину возврата для каждой позиции или для всей партии, если причина общая. Например, брак, поставка товара другого артикула, излишки.
Акт составляется, как правило, в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Он подписывается ответственными лицами как с вашей стороны (обычно это лицо, сдающее товар, или бухгалтер), так и со стороны поставщика лицом, принимающим товар. Подписи должны быть расшифрованы, желательно указать должности подписантов. После подписания обеими сторонами акт является юридически значимым документом. Хранить акт возврата нужно вместе с другими документами по этой поставке.
Фото: Shutterstock
Частые ошибки при заполнении акта ― это пропуск обязательных реквизитов, неточное указание количества или стоимости товара, неясное или отсутствующее описание причины возврата. Все это может вызвать вопросы у поставщика или налоговой службы
Бухгалтерские проводки при возврате товара
Порядок действий и набор бухгалтерских проводок напрямую зависят от причины возврата товара. Главное, что нужно определить бухгалтеру, перед тем как делать записи: мы возвращаем некачественный товар или качественный товар по соглашению с поставщиком.
Возврат некачественного товара
- Мы выставляем поставщику претензию на стоимость возвращаемых товаров.
- Мы восстанавливаем НДС, который ранее приняли к вычету по этим товарам.
- Мы отражаем поступление денег от поставщика.
Возврат качественного товара
С точки зрения законодательства и ФНС, такая операция трактуется не как возврат, а как «обратная реализация». Это означает, что наша компания-покупатель становится продавцом, а наш бывший поставщик — покупателем.
- Мы оформляем полный пакет документов на продажу: товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру.
- Мы отражаем у себя в учете полноценную выручку от продажи.
- Мы начисляем НДС с этой операции и обязаны уплатить его в бюджет.
- Мы списываем себестоимость возвращаемого товара.
Фото: Shutterstock
Пример типовой проводки при возврате бракованного товара на ОСНО: Дебет 60 Кредит 41 на стоимость возвращенного товара без НДС. Дебет 68 субсчет НДС Кредит 19 на сумму НДС, относящуюся к возвращенному товару
Особенности возврата в 2025 году
Как и любой процесс, возврат товаров может претерпевать изменения, связанные с законодательством и налоговым регулированием. К 2025 году важно учитывать несколько моментов. Хотя кардинальных изменений, переворачивающих весь процесс, может и не быть, следует быть готовым к усилению контроля со стороны налоговых органов и развитию электронного документооборота.
Вероятно, продолжится тенденция к переходу на электронные форматы документов. Все больше компаний используют электронные накладные УПД и электронные корректировочные счета-фактуры. Убедитесь, что у вас настроен такой документооборот с вашими поставщиками, если они его используют. Это ускоряет процесс и снижает риск ошибок, но требует наличия соответствующих программ и электронных подписей.
Налоговое законодательство, включая правила по НДС, может уточняться. Всегда следите за последними изменениями в Налоговом кодексе, касающимися порядка восстановления или корректировки НДС при возвратах. Информация об этом публикуется Федеральной налоговой службой.
Особое внимание в 2025 году, как и всегда, уделяйте срокам. Сроки для возврата товара с недостатками обычно устанавливаются законом или договором. Сроки для выставления корректировочных счетов-фактур также регулируются Налоговым кодексом.
Фото: Shutterstock
Своевременное оформление всех документов крайне важно для корректного учета и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов
Частые ошибки при возврате товара и советы как их избежать
Даже при знании правил, ошибки все же случаются. Разберем самые типичные и дадим советы, как их предотвратить.
- Первая и самая распространенная ошибка — отсутствие полного комплекта документов или их неправильное оформление. Отсутствующий акт возврата, неверно оформленная накладная или отсутствие корректировочного счета-фактуры от поставщика делают процедуру возврата нелегитимной с точки зрения учета и налогообложения. Совет: установите четкий регламент работы с документами при возвратах. Проверяйте наличие всех необходимых бумаг и правильность их заполнения перед отправкой поставщику.
- Вторая ошибка — неправильное указание причины возврата или ее отсутствие в акте. Непонятная или ложная причина может вызвать вопросы у поставщика и стать основанием для отказа в приемке товара. Совет: четко и правдиво указывайте причину возврата, ссылаясь на конкретные факты (брак, несоответствие договору).
- Третья ошибка — несвоевременное оформление документов или нарушение сроков возврата, установленных договором или законом. Это может привести к тому, что поставщик откажется принимать товар обратно или возникнут сложности с учетом и налогами. Совет: не откладывайте процедуру возврата. Как только выявили основание для возврата, сразу приступайте к оформлению документов и согласованию возврата с поставщиком. Следите за сроками.
- Еще одна ошибка — невнимательность при отражении операций в бухгалтерском учете, особенно это касается НДС. Неправильное восстановление НДС может привести к штрафам. Совет: если у вас нет уверенности в правильности бухгалтерских проводок, обратитесь за консультацией к опытному бухгалтеру или используйте проверенные бухгалтерские программы, которые помогают в таких ситуациях.